Depósito Legal

La obligación de solicitar y constituir el depósito legal recae sobre los editores deobras publicadas en formato tangible que tengan su domicilio, residencia o establecimiento permanente en la Comunidad de Madrid, cualquiera que sea el lugar de impresión.

Cuando el editor no resida o tenga sucursal en la Comunidad de Madrid o en los casos en que por razón del tipo de recurso así proceda, el depósito deberá ser cumplimentado por el productor, impresor, estampador o grabador, que tenga domicilio, residencia o establecimiento permanente en la región.

Los materiales sujetos a depósito son:

El número de ejemplares tangibles que se entregarán en la Oficina de Depósito Legal dependerá del tipo de publicación, según lo indicado en la pregunta anterior: ¿Qué materiales tienen que llevar depósito legal y cuántos ejemplares tangibles de cada uno han de entregarse en la Oficina de Depósito Legal?

Los editores deberán depositar el archivo digital previo a la impresión de los siguientes tipos de publicaciones, incluso cuando se impriman bajo demanda:

- libros, folletos y recursos multimedia,

- partituras, mapas, planos, atlas o similares,

- prensa, revistas, memorias y anuarios.

No serán objeto de depósito legal las siguientes publicaciones:

• Estampas originales realizadas con cualquier técnica
• Microforma
• Fotografías editadas
• Calendarios y agendas
• Catálogos comerciales de todo tipo (excepto los de librerías, editoriales y subastas)
• Documentos de instituciones, organizaciones, empresas, (ej. circulares, instrucciones o manuales de procedimiento)
• Documentos de las Administraciones Públicas
• Dosieres de prensa
• Hojas comerciales publicitarias
• Impresos de oficinas, formularios, incluidos los oficiales, cuestionarios y encuestas
• Invitaciones de boda y bautizo, esquelas de defunción, tarjetas de visita, carnés de identidad, títulos o diplomas
• Manuales de instrucciones
• Objetos tridimensionales
• Pasatiempos, crucigramas, sudokus, sopas de letras y similares
• Producto de un sistema informático que contenga datos que afecten a la privacidad de personas físicas y jurídicas
• Programas audiovisuales emitidos por prestadores del servicio de comunicación audiovisual, salvo que sean objeto de distribución
• Publicaciones de impresión bajo demanda destinadas a distribución en un ámbito familiar
• Publicaciones destinadas a concursos de promoción o traslado de los cuerpos o escalas de las distintas administraciones públicas
• Sellos de correo

El trámite de depósito legal consta de los siguientes procedimientos:

1. Solicitud del número del depósito legal
2. Asignación del número de depósito legal
3. Constitución o entrega de la publicación

Antes de que finalice la producción de una publicación en soporte tangible, se deberá solicitar un número de depósito legal en la Oficina de Depósito Legal de la Comunidad de Madrid.

La solicitud del número de depósito legal podrá tramitarse a través del Servicio de Tramitación Electrónica de Solicitudes de Depósito Legal. El acceso a la aplicación debe realizarse con un usuario y contraseña que asigna la Oficina de Depósito Legal o mediante el certificado digital pertinente, una vez dado de alta el usuario en el sistema.

La asignación del número de depósito legal de las publicaciones en soporte tangible tendrá carácter provisional, hasta que se constituya el depósito o se anule el número asignado.

El número será notificado a la persona interesada a través de medios electrónicos y deberá aparecer en un lugar visible e identificable. En el caso de:

• Libros: en la misma hoja de impresión que el ISBN.
• Publicaciones seriadas con formato de periódico: en la mancheta.

Las publicaciones en soporte tangible deberán ser depositadas en su integridad en la Oficina de Depósito Legal, en el plazo de tres meses a contar desde el día siguiente al de la notificación de la asignación del número de DL.

En caso de un ejemplar incompleto o defectuoso, la Oficina solicitará un nuevo ejemplar completo y sin defecto alguno, que deberá ser entregado en el plazo de un mes, desde dicho requerimiento.

Se entenderá que se ha constituido el depósito cuando se haya realizado la entrega de todos los ejemplares tangibles contemplados en la normativa, así como los archivos digitales previos a la impresión, en los casos que proceda.

Se podrá solicitar la anulación del número de depósito legal asignado cuando la publicación no se realice o exista alguna razón justificada que impida la constitución de la misma, a través del Servicio de Tramitación Electrónica de Solicitudes de Depósito Legal. 

Dicha solicitud será resuelta en el plazo máximo de tres meses y se entenderá estimada por silencio administrativo, si transcurre dicho plazo sin que se hubiera dictado y notificado la resolución.

Desde el enlace a Entrega de publicaciones, en esta misma página, se accede al procedimiento de tramitación digital del depósito legal, en el que se habilita la posibilidad de subir de modo seguro los archivos a los servidores de la Comunidad de Madrid, previa identificación del editor y de la publicación a la que corresponde ese archivo digital.

Se puede solicitar más información sobre la entrega de los archivos digitales previos a la impresión, por correo electrónico a la Biblioteca Regional de Madrid.

Los archivos digitales previos a la impresión deberán cumplir los siguientes requisitos.

Los tipos de ficheros recomendados son TIFF, PDF/A o, en su defecto, PDF, pero también se podrá adjuntar jpg, jpeg, xml, txt, png, html. Se podrá agrupar varios ficheros digitales, en estos formatos u otros (mp3, .mov, etc.) en un solo archivo zip, incluyendo el archivo con los metadatos.

Los ficheros no deben tener protección DRM.

El tamaño individual o total de los ficheros que se adjunten no debe superar 10 GB.

La denominación de los archivos digitales de publicaciones no seriadas debe seguir esta estructura, basada en el número de depósito legal de la publicación:

Fichero único:    M-nº depósito-AAAA

                           Ejemplo: M-12345-2023

Varios ficheros:   M-nº depósito-AAAA(guión bajo)01-cubierta

                           M-nº depósito-AAAA(guión bajo)02-cuerpo

                           Ejemplo:

                           M-12345-2023_01-cubierta

                           M-12345-2023_02-cuerpo

La denominación de los archivos digitales de publicaciones seriadas debe seguir esta estructura, basada en el número de depósito legal de la publicación:

Se puede repetir la fecha y el número para ejemplares combinados que comprendan dos números y/o fechas: M-nº depósito-AAAA_AAAAMMDD-AAAAMMDD_N-N

Ejemplos:

• Número 1 del 2 de enero de 2023, de la publicación con número de DL M-1-2023: M-1-2023_20230102_1
• Publicación mensual, nº 50 (enero 2023), con número de DL M-35-2023: M-35-2023_202301_50
• Publicación anual (número de 2023), con número de DL M-12596-2023: M-12596-2023_2023
• Número extraordinario Navidad, de la publicación con número de DL M-1-2023, publicado en diciembre de 2023: M-1-2023_202312_Navidad
• Suplemento Moda del número 45 de la publicación con número de DL M-1-2023, publicado el 15 de febrero de 2023:  M-1-2023_20230215_45_Suplemento moda
• Número 1-2 (enero-febrero 2023), de la publicación con número de DL M-100-2023, publicado en marzo de 2023: M-100-2023_202303_1-2
• Número del cuarto trimestre de 2023, de la publicación con número de DL M-75-2023: M-75-2023_20231001-20231231
• Número 57, de la publicación con DL M-12345-2015, publicado el 6 de febrero de 2023 y entregado en dos archivos, uno para la cubierta y otro para el interior: 

​​M-12345-2015_20230206_57_01-cubierta

M-12345-2015_20230206_57_02-cuerpo

El archivo de metadatos de una publicación es muy valioso para la gestión de los archivos digitales previos a la impresión de una publicación, pero su entrega es voluntaria.

El nombre del archivo de metadatos añade la extensión _metadatos al nombre que le corresponde al archivo de la publicación. Ejemplos:

PUBLICACIONES NO SERIADAS

Fichero único:    M-12345-2023

                           M-12345-2023_metadatos

Varios ficheros:   M-12345-2023_01-cubierta

                           M-12345-2023_02-cuerpo

                           M-12345-2023_metadatos-cubierta

                           M-12345-2023_metadatos-cuerpo

PUBLICACIONES SERIADAS

Fichero único:    M-35-2023_202301_50

                           M-35-2023_202301_50_metadatos

Varios ficheros:   M-12345-2015_20230206_57_01-cubierta

                           M-12345-2015_20230206_57_02-cuerpo

                           M-12345-2015_20230206_57_metadatos-cubierta

                           M-12345-2015_20230206_57_metadatos-cuerpo

El interesado/a se corresponde con la figura del editor, tanto si es persona física como jurídica. Puede firmar el formulario y enviarlo a registro electrónico al finalizar su cumplimentación.

El representante es la persona física o jurídica que realiza el trámite en representación del interesado/a. Puede firmar el formulario y enviarlo a registro electrónico al finalizar su cumplimentación.

El autorizado/a para presentación (no es interesado/a ni representante) es la persona que cumplimenta el formulario pero no puede fírmalo ni enviarlo posteriormente a registro electrónico. Siempre que hay un autorizado/a deberá haber un interesado y/o representante.

1. Acceda a su Cuenta Digital de la Comunidad de Madrid.
2. Ingrese al servicio con su Certificado Digital, su DNI electrónico, IDentifica, Cl@ve PIN o Cl@ve Permanente.
3. En "Situación de Expedientes", localice su solicitud y haga clic en "Detalle".

4. Aparecerán los datos de la solicitud. Seleccione "Aportar documentación".

5. Rellene el apartado "Observaciones" y pulse en el botón "Añadir" para seleccionar los archivos que quiera enviar.

6. Cuando haya terminado pulse "ENVIAR".

En caso de haber descargado el Formulario tras su cumplimentación, este deberá ser enviado desde el Acceso al Registro General, donde se anexarán los archivos digitales con destino a la Oficina de Depósito Legal.

Se entenderá que se ha constituido el depósito legal cuando se haya realizado la entrega de todos los ejemplares tangibles contemplados en la normativa, así como los archivos digitales previos a la impresión de los mismos cuando proceda.

La Oficina de Depósito Legal y el centro de conservación deberán comprobar que tanto los ejemplares tangibles como los archivos digitales son idóneos, emitiendo un justificante de entrega al editor y dando por constituido el depósito legal.

Las publicaciones ingresadas por depósito legal se enviarán desde la Oficina de DL a los centros de conservación contemplados en la normativa.

Estos centros son: la Biblioteca Nacional de España, la Biblioteca Regional de Madrid y la Biblioteca Pública del Estado en Madrid. Respecto a las partituras, un ejemplar se destina a la Biblioteca del Real Conservatorio Superior de Música de Madrid. Las películas cinematográficas se envían a la Filmoteca Española.