Los Archivos: garantes de la transparencia de las instituciones

Los documentos se generan en la fase de archivo de oficina y nacen en virtud de un proceso administrativo. Según su naturaleza pueden afectar en mayor o menor medida a los ciudadanos. Los documentos permanecerán en las oficinas en tanto dure su trámite o su uso sea muy frecuente. En todo caso, la permanencia en ellos no será superior a cinco años.

Finalizado el trámite, el expediente permanecerá en la oficina hasta que pase a la fase de archivo central, que debemos entender  como fase trasvasadora de documentos, desde las oficinas al Archivo Regional. Los documentos permanecerán aquí hasta diez años a partir de la fecha de ingreso. Las series documentales que tengan poco uso podrán ser enviadas al Archivo Regional antes de cumplirse este plazo.

Es en la fase de Archivo Intermedio cuando los documentos están en plena disposición de ser consultados por los ciudadanos para la defensa de sus intereses, con la única excepción de que sean susceptibles de reserva por tratar de cuestiones especialmente protegidas por la legislación vigente. Aquí permanecerán quince años.

El Archivo Histórico recibe aquellos documentos cuya misión primordial es servir de fuente primaria para la investigación histórica y científica.

El patrimonio documental constituye una herencia fundamental de nuestra cultura y de nuestra historia que hay que transmitir en las mejores condiciones a las generaciones futuras. Por eso, y de acuerdo con lo expresado por la Conferencia General de la UNESCO, “al ser una manifestación de la historia de la humanidad, el patrimonio documental es uno de los cimientos tanto para la comprensión de las sociedades actuales como para el enriquecimiento personal del individuo y para la evolución de las sociedades mismas, ya que promueve el intercambio de conocimientos en favor de un mayor entendimiento y del diálogo, a fin de promover la paz y el respeto de la libertad, la democracia, los derechos humanos y la dignidad”. De ahí, la importancia de su correcta preservación como memoria de nuestra sociedad.

Tanto los documentos de titularidad pública (los producidos por las administraciones públicas, la Administración de Justicia, la Asamblea de Madrid, las notarías y registros, las academias científicas y culturales, los colegios profesionales, las cámaras, etc.) y los documentos de titularidad privada de más de 40 años de antigüedad.