¿Qué es el Registro Contable de Facturas?
Es un módulo del Sistema de Información Económico Financiero en el que se anotan las facturas de los proveedores, recibidas a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas FACe o a través del registro administrativo, para facilitar el seguimiento y control de su tramitación y pago.
Está regulado en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre de Impulso de la Factura Electrónica y Creación del Registro Contable de Facturas del Sector Público, en la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la dicha Ley, en la Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas electrónicas, así como en la Orden de 10 de octubre de 2014 del Consejero de Economía y Hacienda, por la que se regula el Registro Contable de Facturas en el ámbito de la Administración General de la Comunidad de Madrid, sus organismos autónomos y entes del sector público integrados en su Sistema de Información Económico-Financiero.
¿Cómo funciona el Registro Contable de Facturas?
Las facturas electrónicas recibidas en el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas FACe y las de papel recibidas en el registro administrativo, se anotan de forma inmediata en el Registro Contable de Facturas.
Cuando se trata de facturas electrónicas presentadas en FACe, se remiten electrónicamente mediante un servicio automático proporcionado por dicho punto al Registro Contable de Facturas. En el caso de las facturas en papel, las oficinas de Registro Administrativo de la Comunidad de Madrid que las reciben, son las encargadas de ponerlas a disposición de los órganos destinatarios de las mismas.
Para ambos tipos de facturas, la distribución se realiza en función de los códigos establecidos para las oficinas contables, órganos gestores y unidades tramitadoras, basados en el directorio DIR3 de unidades administrativas de la Secretaría de Estado de Función Pública, que deben de constar en las facturas emitidas.
La anotación de la factura da lugar a la asignación de una Referencia de identificación de dicha factura en el Registro Contable de Facturas.
La tramitación de la factura dará lugar a los siguientes estados en el Registro Contable de Facturas: anotada en el Registro; contabilizada la obligación reconocida; pagada; anulada; rechazada.
Los proveedores podrán consultar en cualquier momento el estado de tramitación de sus facturas, a través de del servicio de Gestiones y Trámites (Administración electrónica) de la página web comunidad.madrid
¿Es obligatorio presentar la factura en un registro administrativo?
El artículo 3 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de Impulso de la Factura Electrónica y Creación del Registro Contable de Facturas en el Sector Público, establece la obligación de que el proveedor que haya expedido la factura por servicios prestados o bienes entregados a cualquier Administración Pública la presente ante un registro administrativo.
La presentación en el registro administrativo se realizará en los términos del artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
En el caso de facturas electrónicas, el propio Punto general de entrada de facturas electrónicas se constituye en registro administrativo, generando un asiento registral con fecha y hora de presentación y devolviendo un acuse de recibo al presentador de la factura.
¿Existe algún plazo para la presentación de la factura en un registro administrativo?
El artículo 3 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de Impulso de la Factura Electrónica y Creación del Registro Contable de Facturas en el Sector Público establece que el plazo para presentar la factura será de 30 días desde la fecha de entrega efectiva de las mercancías o la prestación de servicios.
¿A qué entidades de la Comunidad de Madrid se podrán presentar facturas electrónicas?
Los entes y organismos de la Comunidad de Madrid que están obligados a recibir factura electrónica en aplicación del artículo 2.2 de la Ley 25/2013 de 27 de diciembre, de Impulso de la Factura Electrónica y Creación del Registro Contable de Facturas en el Sector Público, son los referenciados en el artículo 3.2 de la Ley 9/2017 de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público. En la Comunidad de Madrid estarán obligadas las siguientes entidades, entes y organismos:
Relación de entidades
¿Están todos los proveedores obligados a presentar factura electrónica?
Las obligaciones de uso de factura electrónica para los proveedores están definidas en el artículo 4 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de Impulso de la Factura Electrónica y la Creación del Registro Contable de Facturas en el Sector Público:
a) Sociedades anónimas;
b) Sociedades de responsabilidad limitada;
c) Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española;
d) Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria;
e) Uniones temporales de empresas;
f) Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones.
No obstante, los proveedores no obligados tendrán derecho a presentar las facturas en formato electrónico si así lo desean.
La Comunidad de Madrid, mediante el Decreto 140/2014 de 29 de diciembre, ha excluido de la obligación de presentación en formato electrónico aquellas facturas cuyo importe no supere los 5.000 euros (IVA incluido).
No obstante, cualquier proveedor podrá presentar facturas en formato electrónico cualquiera que sea el importe de las mismas si así lo desea.
¿Qué formatos de factura electrónica se admiten?
El formato español admitido por la plataforma es Facturae, concretamente las versiones 3.2, 3.2.1 y 3.2.2. Tiene más información sobre dicho formato en: http://www.facturae.gob.es/formato/Paginas/versiones-anteriores-formato-facturae.aspx/Esquema
en castellano y en el manual de usuario para proveedores de FACe
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/FACE/manualproveedores.
Los formatos europeos admitidos por la plataforma son: UBL 2.1 y CII (Cross Industry Invoice). Tiene más información sobre la factura europea en:
Facturación electrónica para las empresas de la UE - Your Europe
¿Dónde puedo encontrar información sobre la factura electrónica?
Para más información sobre la factura electrónica y su presentación a través de FACe puede consultar en https://face.gob.es/es el manual de proveedores.
¿Es obligatorio incluir los códigos DIR3 en la factura?
Tanto en la factura en papel, como en la factura electrónica, es obligatorio incluir los códigos correspondientes a las unidades administrativas participantes en el procedimiento, es decir, OFICINA CONTABLE, ÓRGANO GESTOR y UNIDAD TRAMITADORA, según la codificación establecida en el directorio DIR3 de unidades administrativas gestionado por la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas.
La obligación de inclusión de los códigos DIR3 en las facturas deriva de la Disposición Adicional Tercera de la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo.
¿Dónde puedo consultar los códigos que he de incluir en la factura?
La relación de los códigos DIR3 de las unidades administrativas de la Comunidad de Madrid están disponibles para su consulta en el Portal de la Contratación Pública.
Para facilitar la inclusión de los códigos DIR3 en la correspondiente factura, estos figurarán en los pliegos de cláusulas administrativas particulares del contrato.
En los contratos menores, será igualmente la unidad promotora la que informará sobre los códigos a incluir en la factura.
¿Cómo puedo consultar el estado de tramitación de las facturas?
Los proveedores podrán consultar en cualquier momento el estado de tramitación de sus facturas, a través de del servicio de Gestiones y Trámites (Administración electrónica) de la página web comunidad.madrid
Acceso a la consulta
El acceso al servicio se realizará con certificado electrónico, a través del número de la factura o mediante la Referencia del Registro.
Si la factura es electrónica, los proveedores podrán también conocer el estado de tramitación de sus facturas a través de FACe.
